Как сделать презентацию для публичного выступления?

«Интересного спикера отличает подготовка. Есть всего несколько простых правил, которые влияют на то, какое впечатление создаст топ-менеджер на пресс-конференции, HR-директор на встрече с сотрудниками или эксперт на отраслевом мероприятии. Почитайте рекомендации ниже и выделите время, чтобы хотя бы одну презентацию сделать с их учетом. Вы почувствуете разницу», - говорит Виктория Рындина, сооснователь Студии Метод, MBA по бизнес-коммуникациям.

3 ошибки публичных презентаций

Ошибка 1. Много текста. Нередко PR-специалисты отправляют спикеров выступать с корпоративными презентациями, которые были созданы для печати и чтения с листа на совещании, и не учитывают нюансов презентации для показа с экрана на мероприятии. Человек не может одновременно читать и слушать, поэтому слайды со справочной информацией нужно переделывать для публичных выступлений, заменяя текст фото или инфографикой. И помните: один слайд – одна мысль. Чтобы понять смысл символа, человеку нужно 0,25 секунды, а фразы из трех слов – уже 2 секунды. Замените 20 предложений визуальными образами и в сэкономленные 2 минуты пообщайтесь с аудиторией.

PR-директор Yota Ольга Алексеева рассказывает: «Для презентации на протяжении нескольких лет остаются справедливыми несколько правил: 1. Не надо перегружать слайды текстом и информацией. 2. На слайдах должна быть только визуализация, которая облегчит донесение информации».

Ошибка 2. Нет эмоций. Цифры и факты в презентации вызывают доверие, чтобы их запомнили, нужны эмоции. Проще всего пробудить эмоции, рассказав историю или показав соответствующую фотографию на слайде. Какую эмоцию вы хотите вызвать: радость, удивление, гнев? Джереми Сю в статье «Секреты сторителлинга» пишет, что люди включают истории в 2/3 всех ежедневных коммуникаций, потому что мозг человека «думает» историями. Для презентаций это правило тоже работает. Добавьте интересные повторяющиеся образы.

Ошибка 3. Затянутая презентация. Когда спикер уходит глубоко в детали, он перегружает информацией аудиторию и теряет ее. Цель публичного выступления перед сотрудниками, клиентами или коллегами из других компаний - активизация действий. Всю дополнительную информацию вышлите заранее, как это делают в Amazon, или вложите в раздаточный материал. Есть правило: 75% от времени выступления - презентация, остальные 25% - свободное время. Если у вас есть 20 минут, готовьте презентацию на 15. Свободные 5 минут – дополнительное время для общения с аудиторией и страховка, если тайминг выступлений предыдущих спикеров сдвинется.

По словам Дмитрия Степанова, программного директора InterForum, бессмысленные в контексте выступления слайды – одна из трех самых частых ошибок в презентациях для конференций в 2019 году. Еще две: мелкий шрифт и «слепые» цвета в оформлении. «Лучшие выступления, а презентация лишь их часть, – продуманные, отрепетированные и наполненные смыслом. Если докладчик знает, о чем говорит, и хочет донести конкретную мысль до аудитории, то все слайды должны быть подчинены этой идее», - дополняет Дмитрий.

3 тренда публичных презентаций

Тренд 1. Динамика. Заметили, что в вашей ленте социальных сетей и на любимых новостных сайтах появилось больше анимации? Это тренд 2020 года – он будет сопровождать посты, статьи и даже презентации. Добавьте анимацию в ваш слайд на публичном мероприятии, и вы обеспечите своему продукту больше внимания. Вы, конечно, вспомните, что раньше, наоборот, анимацию, тени под картинками и прочие элементы украшения слайдов дизайнеры рекомендовали убирать. Почему сейчас все возвращается? Это связано с желанием максимально долго удержать и так перегруженное внимание зрителей. Соблюдать минимализм по-прежнему стоит в двух случаях. Во-первых, если ваша аудитория без дополнительных усилий готова вас слушать, например, на годовом собрании по финансовым итогам года компании. Во-вторых, если вам будет сложно одновременно говорить и переключать вовремя слайды, чтобы анимация была уместной.

Какие еще тренды в дизайне презентаций 2020, смотрите в обзоре Студии Метод.

Тренд 2. Диалог. Зрители ждут от спикеров на публичных мероприятиях пользу.Но уже не как прежде – в виде полезных кейсов и советов. Аудитория хочет большего: получать ответы на свои боли в интерактивном режиме. Некоторые организаторы конференций дают возможность проводить онлайн-голосования, сбор вопросов или сессию со спикерами. Что делать, если такой возможности нет? Студия Метод рекомендует вовлекать аудиторию с помощью имитации диалога. Например, вы можете поставить на слайды кнопки, имитирующие оценку социальных сетей, как «лайк» или «улыбку». Это создаст ощущение социальной активности. Также вы можете использовать QR-коды на полезный контент, имитировать диалог, задавая вопросы вслух или подготовив слайд с ответами на самые популярные вопросы, которые организаторы соберут у участников по вашей просьбе заранее.

«Во время живой дискуссии апеллировать к презентации можно будет только в момент, когда ее ход выйдет на нужную фактуру – и тут у вас готовы 2-3 ярких (желательно инфографичных) слайда, где есть необходимые данные для доказательства вашей мысли или вообще ответ на вопрос. Как правило, именно такие выборочные яркие глубокие слайды и фотографируют участники конференции», - говорит Анна Колесникова, исполнительный директор InterComm.

Тренд 3. Метафоры. Постарайтесь на слайдах заменить максимальное количество слов визуальными ассоциациями. Это не значит поставить много картинок на один слайд. Это значит передать ключевую мысль слайда единым образом: фото, инфографикой, символом, схемой, крупной цифрой. Например, вы выпускаете новый продукт и собираете пресс-конференцию. Можно просто перечислить преимущества списком. Но если дать ассоциацию, то аудитория лучше запомнит. Это как в изучении языков: хотите выучить больше слов – подбирайте запоминающиеся образы. Если ваша метафора сработает, то на утро вы получите целевые упоминания в СМИ.

«Креативная подача работает не только в маркетинге или продажах. На одной из конференций, в которой принимали участие премьер-министр России, губернатор региона и министры, директор компании сделал блестящую презентацию, о которой потом очень долго говорили и обсуждали на самом высоком уровне. Это был прекрасный способ привлечь внимание участников встречи к теме, о которой говорил выступающий», - рассказывает Мария Реутская, менеджер по внутренним коммуникациям «Сервье Россия».

Чек-лист: когда нужна презентация на публичных мероприятиях?

• Показываете какой-то процесс во времени
• Даете выводы по большому массиву данных
• Подкрепляете факты эмоциями
• Показываете детали того, о чем говорите
• Хотите, чтобы запомнили фирменный стиль компании