Как создать презентацию для переговоров по модели RADPAC

Дискуссия — это всегда плюс в переговорах, потому что клиент выскажет сомнения сразу и можно будет дать ему дополнительную информацию. Если это не происходит, он уходит «подумать» и вернуть его будет сложнее. Поэтому, даже если вы высылаете презентацию и не сопровождаете ее «голосом», можно сделать блок «Ответы на вопросы» и смоделировать дискуссию.

По данным исследования Prezi, 70% маркетологов считают, что интерактивный контент позволяет удерживать внимание аудитории.

В презентацию можно поставить блоки с вопросами, ответы на которые будут появляться при нажатии кнопок, это создаст хоть и небольшой, но эффект диалога.

Бывает и так, что после блока дискуссии вам нужно переделать материалы, но в этом случае согласование пройдет с большей вероятностью. Как в кейсе Wargaming, о котором рассказывает Иван Живица:

"У нас сложилась интересная история с крупнейшим в Беларуси, да и в мире, производителем карьерной техники — компанией БелАЗ.

Не многие знают, что сотрудничество БелАЗ и World of Tanks началось еще 9 лет назад, когда к 1 апреля вышел шуточный ролик, в котором виртуальные модели БелАзов сражались вместо танков. Получилось достаточно успешно. На тот момент игра только начинала набирать обороты, а этот ролик отлично зашел игрокам и помог в продвижении игры на рынок.

Итак, спустя 9 лет снова возникла идея возобновить историю с БелАзом. На этот раз мы захотели забрендировать огромный самосвал в рамках подготовки к другому нашему масштабному событию — Дню танкиста в Минске, который, кстати, собрал 250 000 человек.

Мы уже представляли себе, как это можно реализовать, так как до этого имели дело с масштабными проектами такого плана, работали с крупными габаритами и нестандартными формами. У нас есть Boeing и Embraer белорусской компании Belavia: один забрендирован снаружи, а второй — снаружи и внутри.

Мы пригласили заместителя генерального БелАз к нам в гости и подготовили небольшую презентацию о том, как было бы классно с нами поработать.

На первоначальном этапе переговоров не стоит готовить подробную презентацию. Сначала нужно расписать идею, привести какие-то примеры и выразить уверенность в том, что это будет круто.

Если партнер, с которым вы планируете реализовать проект, поверит в эту идею, то тогда уже нужно готовить презентацию с визуализацией, с KPI, с пониманием того, как это можно выполнить. Естественно, потом будет обсуждение, какие-то уточнения и доработки.

Например, изначально мы хотели забрендировать модель поменьше, чтобы упростить реализацию проекта. Но БелАз предложил использовать одну из наиболее популярных моделей грузоподъемностью в 90 тонн, которая позволяет наглядно продемонстрировать габариты этих машин.

Финальный макет дизайна, разработанный совместно с БелАзом, также существенно отличался от того, каким мы его представляли изначально.

Мы были вынуждены отказаться от традиционных «танковых» цветов (черного и оранжевого), так как по технике безопасности необходимо сделать машину яркой и заметной и не использовать цвета, вызывающие ассоциации с конкурентами БелАза.

Соответственно, на первой встрече произошел питч, в рамках которого были достигнуты договоренности, что да, это интересно. Я взял 2 недели на систематизацию полученной информации. В результате была подготовлена и выслана презентация с визуализацией.

‍

‍

Чем хороша визуализация? Именно с этой презентацией заместитель генерального пошел в свою службу маркетинга убеждать в том, что нужно с нами работать, ну и рассказывать, как и что, и, естественно, к генеральному директору завода. Визуализация позволяет принять финальное решение. И во многом помогла нам в ходе этих переговоров.
Иван Живица, PR-директор Wargaming в СНГ

P (Propose) – предложение

Формулируя финальное предложение, продвигайте не возможности, а решение конкретных проблем. Люди с интересом воспринимают лишь тот материал, который касается непосредственно их. Аудитории в первую очередь интересно, как ваша информация может улучшить бизнес-показатели и помочь выполнить намеченные KPI.

Подробно опишите идеи, которые оказались самыми привлекательными и перспективными на предыдущих этапах обсуждения, или в случаях, похожих на клиентский, подчеркните потенциал идей, какую задачу ваше предложение поможет решить.

Чем конкретнее — тем лучше. Многочисленные опции и размытые описания могут вызвать у партнера опасения, что участие в проекте потребует много времени, сил и ресурсов.

Обозначьте партнеру возможность выбрать ядро, которое необходимо в соответствии с его задачами.

Ольга Спиридонова рассказывает, что новых клиентов «Теплосилы» чаще всего интересуют следующие вопросы:

• Действительно ли компания является производителем полного цикла? Такая высокотехнологичная продукция, как теплообменники, не только в Беларуси, но и в России большая редкость.
• Каким образом осуществляется доставка из Беларуси по всей России и, соответственно, вопрос о сроках поставки.
• Есть ли привязка к евро в случае повышения курсов (получают приятный ответ "нет").

Для новых клиентов можно именно эти предложения сразу вынести в презентацию, для постоянных дать новые данные.

«С постоянными клиентами мы уже, как правило, выходим на виток обсуждений объемов и графиков поставки, увеличения дисконта и совместных мероприятий по продвижению продукции компании», — говорит Ольга Спиридонова.

Не обязательно быть дизайнером, чтобы создать привлекательную презентацию. Достаточно придерживаться нескольких универсальных рекомендаций.

1. Оформляйте материал в одном стиле
2. Выбирайте крупные и читабельные шрифты
3. Соблюдайте контрастность фона и текста (на светлом фоне – темный текст и наоборот)
4. Используйте только качественные изображения и фотографии. Сейчас достаточно источников с бесплатными материалами, но всегда лучше смотрятся фото, сделанные у вас на производстве
5. Соблюдайте разметку и правила верстки: делайте интервалы между абзацами, используйте маркированные и нумерованные списки, ключевые моменты выделяйте цветом или размером шрифта

Подробно ознакомиться с актуальными трендами создания презентаций можно статье VisualMethod на VC. Также студия дизайна информации сделала бесплатную обучающую книгу о презентациях на основе опроса ТОП-организаторов конференций в России.

‍

‍

Качество презентации особенно важно на встрече, если «лицо, принимающее решение (ЛПР)» не имеет компетенций в чтении проектной документации, т.к. это не входит в зону его ответственности. К примеру, руководители служб снабжения. Тогда визуальное оформление имеет ключевую роль. В этом могут помочь и 3D-модели продукции, схемы и рисунки функционирования теплового пункта. Ведь необходимо за небольшой промежуток времени доступно пояснить, какую продукцию предлагает завод, сферу её применения и, самое главное, донести преимущества.
Ольга Спиридонова, директор по продажам Группы компаний «Теплосила»:

A (Agreement) – соглашение

На этом этапе переговоров участники выбирают лучшую идею или предложение и переходят к обсуждению условий сотрудничества: стоимость, сроки и порядок оплаты, ответственность сторон и т.д.

Вы можете поддержать желание потенциального клиента работать с вами, показав свои кейсы.

‍

‍

Подберите примеры из сферы клиента, чтобы показать, что вам можно доверить, и партнеры или конкуренты это уже сделали. Мы также всегда демонстрируем несколько работ, которые кардинально отличаются от привычных для сферы клиента. Часто бывает, особенно в зрелых компаниях, что уже все привычные варианты не работают и поэтому совершенно новый подход может вызвать интерес.
Виктория Рындина, MBA по коммуникациям, сооснователь студии дизайна информации VisualMethod:

‍

C (Close) – закрытие

На финальном этапе модели RADPAC необходимо не просто поблагодарить друг друга за внимание, но и запланировать дальнейшие шаги.

Проговорите, какие задачи на себя берет каждая из сторон, сроки, в которые нужно уложиться.

Это позволит вашим партнерам ощутить, что проект уже начался.

***

Мы рассмотрели модель, с помощью которой можно сделать презентацию для личной встречи с клиентами или партнерами. Не важно, какую модель для переговоров вы выберете (их довольно много), важно управлять процессом. По аналогии можно разработать презентацию с использованием модели RADPAC и для дистанционного представления компании, когда клиент самостоятельно изучает презентацию, без дополнительных комментариев представителей противоположной стороны.

Вместо дискуссии и активного обсуждения можно вставить блоки «ответы на вопросы», «отзывы клиентов», вместо соглашения - показать несколько вариантов и вшить призыв к действию со ссылкой для заполнения брифа или контакта с менеджером.

Например, такую презентацию мы делали для известной телеведущей Елены Ханги.