Как подготовить презентацию для тендера

Опубликовано

04

April

2022

Время чтения:

12

минут

Участие в тендере сравнимо с биатлонной гонкой — нужно знать правила, постоянно готовиться, переключаться между дисциплинами и даже держаться перед камерой. Мало быть экспертом в своем деле — придется научиться презентовать себя и свою компанию. С чего начинать работу над презентацией для тендера и какие слайды использовать, чтобы убедить тендерную комиссию?

Александр Гуськов, основатель Первого тендерного центра и сообщества победителей тендеров в России отмечает, что участие в тендерах подходит не только для крупного, но и малого бизнеса, а также стартапов: получение небольших заказов до 3 млн рублей обеспечат компании развитие и быстрый рост.

Независимо от того, участвуете вы в электронных торгах или тех, что проводятся в реальном времени, хотите получить заказ от государства или частной компании, маршрут один. Если претендент попал в шорт-лист финалистов аукциона, то подготовленная к тендеру презентация станет решающим фактором для победы. Конечно, мы не говорим о тех случаях, когда тендер проводится для “галочки”, с таким все еще приходится сталкиваться.

С чего начинать подготовку презентации для тендера

Раньше руководители студии VisualMethod сами работали в качестве заказчика в крупных компаниях и отбирали участников с помощью тендеров. Сейчас участвуем уже в качестве поставщика услуг. Согласны с Владимиром Ступниковым, ex-президентом iMARS: чтобы начать системно выигрывать тендеры, нужно следить за ними полгода-год, анализировать предыдущие закупки, готовить базу презентаций, реестр договоров, заполнить сотни шаблонов. То есть заранее отстроить систему, чтобы в нужный момент все было под рукой.

Наш опыт показывает, что самое важное в любой презентации — показать, что слайды вы делали индивидуально под задачу клиента, у вас решение по цели тендера и вы можете это подтвердить.

Изучите внимательно бриф и вынесите на слайд задачу клиента. Большое количество скопированной текстовой информации усложнит восприятие. Покажите в инфографике или схематично:

Свяжите задачу с образом результата. Если можно визуализировать и показать, как может выглядеть готовая продукция или услуга — сделайте это.
Покажите цифры. Если задача подразумевает KPI или любые оцифрованные показатели результата, покажите примерный уровень, на который клиент сможет рассчитывать с вашим участием.
Обозначьте критерии. Покажите ограничения, которые диктует рынок или конкуренты, специфику задачи и подтвердите, что можете с этим справиться.

Оформление в фирменном стиле

Люди отдают предпочтение знакомому. Как показал один из экспериментов Рида Монтегю, люди выбирали те товары, с которыми были лучше знакомы. Как вам использовать этот факт в тендерных переговорах? Тем более, что шанс показать себя комиссии может быть только один — без предварительного знакомства и повторных встреч? Используйте для этого дизайн презентации.

Адаптируйте цвета, шрифты и визуальные элементы под фирменный стиль клиента. Сотрудники сталкиваются с презентациями, выполненными по корпоративному шаблону, каждый день, а то и несколько раз в день. Если вы оформите ваши слайды с похожем стиле, то информация на них будет вызывать больше доверия.

Например, VisualMethod разработал шаблон презентации для консультантов, которые презентуют результаты разным компаниям. Одним действием в PowerPoint в шаблоне меняется цветовая схема на всех слайдах и презентация адаптируется под цвета клиента.

Также учитывайте тренды дизайна презентаций: позитивные цвета и юмор, цветовую детоксикацию, анимацию, 3D, инклюзивность, дашборды.

Вау-эффект в выступлении

Когда все участники выступили, комитет проставляет оценки и может совещаться, чтобы сравнить ощущения. Чаще всего звучит вопрос: «Кто тебе запомнился?». Во время презентации важно сделать всего одно действие, которое поможет запомнить вас. Это может быть необычный слайд с яркой, вызывающей сильные эмоции, картинкой. Может быть цифра по проекту с предыдущего проекта, размещенная на весь размер слайда или история - короткая и цепляющая. Внешним видом или артистизмом тоже можно запомниться, но это обычно не приводит к нужному результату - вы нравитесь, но доверие вызывают только факты.

Последний тренд в публичных выступлениях — зацепить слушателя полезным фактом. Например, Андрей Курпатов, которого наняли в Сбербанк, выступал на форуме в Давосе и рассказывал о том, как люди принимают решения на основании устройства мозга. Казалось бы, как это улучшит восприятие продуктов крупнейшего банка России? Презентация Курпатова, создателя системной поведенческой психотерапии и методологии мышления, автора и ведущего ток-шоу «Доктор Курпатов» на первом канале оказалась близка каждому присутствующему — от журналиста до инвестора, а еще миллионам людей, которые тиражировали информацию в Facebook и YouTube. Потому что информация была интересна каждому «у кого есть мозг». Этот интерес людей к себе передался в итоге на лояльность к Сбербанку и к актуальной трансформации банка.

Что еще важно знать перед тем, как начать делать презентацию?

Тайминг тендера. Уточните не только сроки проведения тендера, но и запланированное время для питчинга. Расположите слайды так, чтобы самая полезная для заказчика информация шла вначале. Не бойтесь начинать с «вишенки на торте».
Обратная связь. Заказчику важен не монолог, а диалог, поэтому готовьтесь к “вопросам-ответам”. 75% решений заказчик принимает в процессе вопросов-ответов и 25% — непосредственно во время презентации (статистика Learning Point Presentation School). Соответственно, проработайте возможные вопросы и подготовьте отдельные слайды, дополнение к основной презентации, с ответами.
Структура «от стратегии к тактике». Начинается с ориентации на целевую аудиторию. Рекомендуем условно распределить информацию по таким блокам: стратегический, коммерческий, функциональный, технический и прагматический (ценовой).
Уместный дизайн. Если вы креативное агентство, то не спешите делать креативные слайды. И, наоборот, если вы консультанты “в 7 поколении” не стоит все показывать на примере таблиц. Посмотрите на то, в каком стиле оформляет клиент свои материалы и сделайте микс, чтобы попасть в его привычную среду, но и показать ваш характер. Если клиент увидит дизайн, к которому совершенно не привык, он может впечатлиться и только поэтому захотеть с вами работать. Но чаще все слишком новое и непонятное вызывает отторжение и страх.

Всегда показывайте примеры работ и список клиентов, их отзывы. Люди быстрее присоединяются к проверенным решениям и компаниям.

Чек-лист тендерной презентации

Рекомендую включать 10 обязательных слайдов в презентации для тендера:

Информация о компании - расскажите о вашем опыте с позиции клиента, какие похожие задачи вы раньше уже решали и почему вы - надежный поставщик?
Проблема-решение, задача клиента - тот самый слайд, в котором вы показываете, что понимаете задачу клиента и знаете, как ее решить. Если в условии тендера есть тестовое задание, то можно показать решение на его примере: показать макет прототипа или краткие выводы.
Ситуация на рынке - хорошо, если вы можете показать, как с аналогичными задачами справляются другие участники рынка, и какие есть перспективные возможности у клиента.
Обзор ваших возможностей - в следующем слайде вы покажете, какие у вашей команды есть компетенции, а на этом слайде покажите оборудование, программы или другие “мощности”, которые у вас есть.
Команда - здесь достаточно показать, что у вас хватит сил, чтобы справиться с задачей клиента.
Бизнес-модель/структура - если вы работаете с субподрядчиками, поставщиками или в компании несколько подразделений, это тоже можно отобразить. Особенно, если информация показывает вашу надежность, и вы работаете с известными на рынке компаниями.
Таймлайн и бюджет - лучше вместо одной цифры показать блоки работ и обозначить ценность, что в блоки входит. Когда клиент сравнивает финальные цифры, он не всегда понимает, что за ту же сумму может получить в партнерстве с вами больше выгоды или сервиса. Самое время это объяснить.
Успешные кейсы и награды. Новичкам слайд-достижения можно заменить на:

- Слайд-убеждение, почему стоит выбрать именно вас

- Информацию о важных сертификатах, лицензиях и допусках

- Слайд “СМИ о нас”

- Отзывы клиентов

Отличие от конкурентов и/или работа с возражениями - когда среди участников есть несколько компаний, давно работающих на рынке, то их презентации бывают довольно похожими. Этот слайд поможет показать ваши отличия и сразу озвучить ответы на вопросы, которые клиент может не сказать вслух. Например, о работе с конфиденциальной информацией, скорости обработки запроса и других процессах уже в работе с клиентом.
Резюме. Три главных цифры или факта, которые позволят заказчику выбрать именно вас. Мы не делаем слайд “спасибо за внимание”, потому что он подразумевает, что диалог завершен.

Чем индивидуальнее, тем выигрышнее

Не бывает двух одинаковых презентаций для одной и той же услуги или продукта. Ориентируйтесь на бренд компании-заказчика, его задачи и результат, который достигнет выбранный подрядчик.

Позаботьтесь о том, чтобы узнать про отведенное для презентации время и распределите его таким образом, чтобы оставить на сессию вопросов-ответов. Позвольте клиенту услышать свой голос, а лучше постройте свою презентацию таким образом, чтобы вопросы обязательно прозвучали.

Включите информацию о вашей компании и хвалите свои результаты на примерах. Вряд ли клиент найдет время, чтобы изучить о вас больше данных, чем вы прислали на тендер. Позаботьтесь о своем имидже самостоятельно - тендер не то место, где нужно быть скромным и ждать, пока кто-то расскажет за вас о ваших преимуществах.

Выбирайте любую программу для работы над тендерной презентацией, но помните о визуализации в духе времени и использовании инфографики. Тендер — это выбор нового подрядчика, значит вы и ваши слайды должны выглядеть современно.